domingo, 17 de fevereiro de 2013

Enviar e-mail demais é acalentar a escravidão e o atraso

Quem nunca sentiu o peso do mundo sobre as costas ao abrir a caixa de e-mails, numa segunda-feira e deparar-se com dezenas (ou mais que isso a depender da "gradação' do funcionário!!) mensagens corporativas para serem lidas e respondidas com prioridade máxima no começo da manhã?   É a verdadeira sensação do desespero, caos e impotência!!!

O excesso de e-mails enviados pode representar um mês e meio de atraso, de falta de produção numa empresa.  É desanimador imaginar que tanto tempo foi dedicado ao envio, leitura e respostas de mensagens eletrônicas, muitas delas, replicantemente desnecessárias  ou com problemas que requeriam uma intervenção face-to-face para serem resolvidas.

A empresa farmacêutica Boehringer Ingelheim trabalhou ações educativas para que seus funcionários aprendessem a utilizar corretamente o e-mail e conseguiu reduzir o volume em quase 40%. A medida representou uma libertação para a realização de outras tarefas. Se você também precisa de tal libertação, adote algumas medidas a fim de não se tornar escravo do e-mail e acalentar o atraso em meio às atividades do escritório:   

- Estabeleça horários específicos para checar a caixa de e-mails.  Não fique olhando a todo momento (a menos que sua função seja de suporte online).
- Organize os e-mails: mesmo títulos para um único assunto; ferramenta de busca interna; arquivamento em pastas específicas; 
- Use outros meios para manter contato: mensagens instantâneas, ferramentas de colaboração em plataformas wikis que permitem que várias pessoas trabalhem em um mesmo projeto diretamente, editando em conjunto, sem precisar trocar várias mensagens entre si.
- Envie mensagens com cópias para várias pessoas (cc e cco)
- Escreva mensagens curtas e objetivas (no máximo uma tela e com linhas de arejamento)
- Use recursos das redes sociais (DM, mensagem in box e etc...)
- Recorra ao telefone 
- Marque encontros presenciais 

Com informações da Folha Empregos & Carreiras



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